هنگامی که یک پروژه را مدیریت می‌کنید برای رسیدن به اهداف پروژه به افراد درستی نیاز دارید که درک روشنی از نقش‌های خود داشته باشند.

حامی مالی (اسپانسر)

حامی مالی، پروژه را در بالاترین سطح در شرکت حمایت می‌کند. او باید تلاش کند تا به طور مؤثر با مدیرعامل و ذینفعان اصلی ارتباط برقرار کند، منابع لازم را تأمین کند و نتایج را تأیید یا رد کند. همچنین مهم است که در برابر عملکرد پروژه خود را مسئول بداند و در نتیجه پروژه سهیم باشد.

مدیر پروژه

مدیر پروژه مشکل اصلی را برای حل، شناسایی و تعیین می‌کند و همچنین ورودی گرفته شده از اسپانسر و ذینفعان و چگونگی مقابله با مشکل را مشخص می‌کند:

این‌که اهداف و محدوده پروژه چه خواهد بود و کدام فعالیت‌ها منجر به نتایج مطلوب می‌شوند.

سپس وظایف را برنامه‌ریزی و زمان‌بندی می‌کند، اجرای پروژه را ردیابی کرده و بر پیشرفت آن نظارت می‌کند تا بتواند عملکرد را ارزیابی کند، پروژه را به پایان می‌برد و درس‌های آموخته شده را ثبت می‌کند. مدیر پروژه اختیاراتش را از حامی مالی می‌گیرد.

از بسیاری جهات، او مانند یک مدیر سنتی است، زیرا او باید:

• چهارچوبی را برای فعالیت‌های پروژه فراهم کند.
  • منابع مورد نیاز را شناسایی کند.
  •  با مقامات بالاتر مذاکره کند.
  •  افراد مؤثری را استخدام کند.
  •  نقاط عطف را تنظیم کند.
  •  فعالیت‌ها را هماهنگ کند.
  •  چشم‌انداز را شفاف و کار را در مسیر نگه دارد.
  •  اطمینان حاصل کند که همه افراد تیم مشارکت دارند و سود می‌برند.
  •  درگیری‌ها را میانجی‌‌گری کند.
  •  اطمینان حاصل کند که اهداف پروژه به موقع و در محدوده بودجه، تحویل داده می‌شوند.

رهبر تیم

پروژه‌های بزرگ ممکن است شامل یک رهبر تیم باشد که مستقیماً به مدیر پروژه گزارش می‌دهد. در پروژه‌های کوچک، مدیر پروژه هر دو مسئولیت را با هم دارد.

او باید نقش‌های مهم زیر را اتخاذ کند:

آغازگر

به جای این‌که به افراد بگوید چه باید بکنند، توجه را به اقداماتی که برای برآورده شدن اهداف تیم باید انجام شوند، جلب می‌کند.

الگو

او از رفتارهای خود برای شکل دادن به عملکرد دیگران استفاده می‌کند، به عنوان مثال با شروع به موقع جلسات و انجام تکالیف جلسه. رهبران غالباً به این تاکتیک متکی هستند، زیرا نمی‌توانند از طریق ارتقا افراد، مزایا یا تهدید به اخراج برای تأثیرگذاری بر اعضای تیم استفاده کنند.

مذاکره کننده

او با تامین منافعِ مشترک آنچه را كه لازم دارد از تأمین كننده پروژه می‌گیرد.

شنونده

او سیگنال‌های مشکلات قریب الوقوع، نارضایتی کارمندان و فرصت‌های سودآور را جمع می‌کند.

مربی

او برای کمک به اعضای تیم برای به حداکثر رساندن پتانسیلشان و دستیابی به اهداف توافق شده راهی پیدا می‌کند.

عضوی از تیم

علاوه بر مسئولیت‌های هدایت، رهبر باید بخشی از کارها را هم انجام دهد، خصوصاً در مناطقی که مهارت ویژه‌ای دارد. در حالت ایده‌آل، او باید یک یا دو کار ناخوشایند را که هیچکس دیگری مایل به انجام آن نیست، انجام دهد.

اعضای تیم

قلب هر پروژه و موتور واقعی کار اعضای آن است. به همین دلیل جمع کردن افراد مناسب بسیار مهم است.

معیارهای عضویت

اگرچه مهارت‌های لازم برای انجام کار باید بر انتخاب تیم حاکم باشد، به خاطر داشته باشید که بعید به نظر می رسد بدون ارائه آموزش، بتوانید تمام دانش مورد نیاز خود را به دست آورید.

مهارت‌های زیر را در نظر بگیرید:

• مهارت‌های فنی در یک رشته خاص، مانند تحقیقات بازار، امور مالی یا برنامه نویسی نرم افزار.
  • مهارت‌های حل مسئله که افراد را قادر می‌سازد تا شرایط دشوار را مورد تحلیل قرار داده و راه حل به دست آورند.
  • مهارت‌های ارتباطی، به ویژه توانایی همکاری موثر با دیگران(جنبه‌ی اساسی در کار تیمی.)
  • مهارت‌های سازمانی از جمله شبکه‌سازی، برقراری ارتباط خوب با سایر قسمت‌های شرکت که همه این موارد به تیم کمک می‌کنند تا کارها را انجام دهند و از درگیری با واحدهای عملیاتی و پرسنل آن‌ها جلوگیری می‌کند.

هنگام تشکیل تیم‌های پروژه، افراد تمایل دارند بر مهارت‌های فنی تمرکز کنند و از مهارت‌های ارتباطی و سازمانی که بسیار مهم هستند، چشم پوشی می‌کنند.

به عنوان مثال:

یک برنامه‌نویس قوی در صورت عدم تمایل به همکاری می‌تواند از پیشرفت تیم جلوگیری کند. در مقابل، یک فرد با هوشِ سازمانی بالا و با مهارت‌های فنی متوسط ممکن است به لطف توانایی خود در جمع‌آوری منابع و جذب کمک از واحدهای عملیاتی، با ارزش‌ترین عضو تیم باشد.

افرادی که هر چهار مهارت را در حد بالایی دارند، کم هستند.

بنابراین:

• بیشترین استفاده را از استعدادهای در دسترستان ببرید
• و برای خنثی کردن نقاط ضعف گروه خود اقدام کنید.
• به دنبال افرادی باشید که علاوه بر داشتن مهارت‌های ارزشمند، توانایی یادگیری مهارت‌های جدید را هم داشته باشند
• هنگامی که فردی خواست به عضویت گروه دربیاید، درباره مشارکت احتمالی وی با حامی مالی صحبت کنید. همچنین با سرپرست او مشورت کنید، زیرا عضویت وی در تیم زمانی را که او می‌بایست صرف فعالیت‌های معمولش کند، مصرف می‌کند.
• ممکن است مجبور شوید اعضای جدید اضافه کنید و احتمالاً با گذشت زمان با برخی از اعضا خداحافظی کنید زیرا وظایف و نیازها تغییر می‌کنند.

یک نکته احتیاطی:

اعضای تیم به تدریج الگوهای موثری را برای همکاری با یکدیگر، تصمیم‌گیری و برقراری ارتباط توسعه می‌دهند. انسجام بین آن‌ها هنگامی که افرادِ زیادی به تیم ملحق می‌شوند یا از آن خارج می‌شوند، تضعیف می‌شود.

مشارکت و مزایا

اعضایی از تیم که بدون انجام سهم خود، از مزایای تیم بهره‌مند می‌شوند، قابل تحمل نیستند. با این حال، همه‌ی اعضا مجبور نیستند مدت زمان یکسانی را به پروژه اختصاص دهند.

به عنوان مثال:

یک مدیر ارشد که باید بیشتر توجه خود را به وظایف سایرین سوق دهد ممکن است به کمک تأمین منابع و یا با دریافت پشتیبانی در سازمان، به پروژه کمک کند.

درست همانطور که هر یک از اعضا باید در کار تیم شرکت کنند، هرکدام باید مزایای مشخصی هم دریافت کنند.

اگر مزایای مناسب و معقولی از پروژه شما دریافت نکنند:

ممکن است مزایای کارهای معمولشان آن‌ها را جذب کرده و اجازه ندهد با بیشترین توانشان در پروژه شما مشارکت کنند.

تطابق و هماهنگی

اهداف تیم پروژه و اهداف شخصی اعضای آن باید با اهداف سازمانی هماهنگ باشند. به همین دلیل، تلاش همه باید از طریق سیستم پاداش شرکت هماهنگ شود. این روش با اسپانسر شروع می‌شود. از آنجا که وی در برابر موفقیت تیم پاسخگو است، بخشی از مزایای وی باید به عملکرد تیم وابسته باشد. مدیر پروژه و اعضای تیم نیز به همین ترتیب باید بدانند که مزایای آن‌ها در گروی نتایج تیم است. چنین روشی باعث می‌شود همه در یک راستا حرکت کنند.

کمیته هدایت پروژه

برخی از پروژه‌ها دارای کمیته هدایت هستند، که متشکل از حامی و کلیه ذینفعان اصلی است. وظیفه کمیته تأیید منشور مدیریت پروژه ، تأمین منابع و قضاوت و تصمیم‌گیری درباره‌ی کلیه‌ی درخواست‌ها برای تغییر عناصر کلیدی پروژه مانند محصول تحویلی، برنامه و زمان‌بندی و بودجه است. کمیته هدایت ایده خوبی است وقتی شرکا، واحدها یا افراد مختلف سهم بزرگی در پروژه دارند. به همین ترتیب، اگر پیش‌بینی می‌کنید با درخواست‌های تغییرِ زیادی مواجه خواهید شد، این کمیته می‌تواند مفید باشد.

نکته منفی داشتن یک کمیته هدایت؟

این کمیته منجر به داشتن سطح دیگری از نظارت می‌شود، و جلسات آن زمان گران‌ترین کارمندان شرکت را می‌گیرد. بنابراین اگر نیازی به این کمیته ندارید، آن را تشکیل ندهید.