قاعده تقسیم و تسلط در مدیریت پروژه

آیا از آن دسته از افرادی هستید که از فکر مدیریت پروژه های بزرگ غرق در استرس می‌شوید ؟

• همان افرادی که میزان کار لازم برای تکمیل پروژه را بررسی می‌کنند و نمی‌توانند تصمیم بگیرند که چگونه یا از کجا شروع کنند.
• ذهنشان با کارهایی که باید به اتمام برسند، اشغال شده است. اما قادر به انجام هیچ اقدامی برای پیشبرد آن‌ها نیستند.
• سرانجام، دستشان را به نشانه تسلیم بالا برده و به هیچ کاری نمی‌رسند.

اما راه بهتری برای مدیریت پروژه های بزرگ وجود دارد. که تقسیم و تسلط نامیده می‌شود :

پروژه را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم ‌کنید. سپس این قسمت‌ها را هم به کارهای کوچکتری که به راحتی قابل کنترل هستند، تقسیم ‌کنید.

مدیریت پروژه به کمک تقسیم و تسلط  چگونه کار می‌کند ؟

• پروژه بزرگ را به کارهای کوچکتر که وابستگی‌ها و مهلت‌های آن‌ها ذکر شده است، تقسیم کنید. تقسیم آن‌ها را بیشتر ادامه دهید تا این‌که به کاری برسید که در 30 دقیقه انجام شود، نظیر :

نوشتن یک پیشنهاد برای مشتری، تهیه گزارش مالی و غیره.

• وظایف را مرور کنید و برنامه‌ای را برای زمان و چگونگی اتمام آن تهیه کنید. برای تهیه این طرح باید به وابستگی‌ها، زمان مورد نیاز و سایر اطلاعات توجه کنید.
• هر وقت زمان کمی در اختیار داشتید، این لیست را مرور کنید تا ببینید چه چیزی می‌تواند تکمیل شود. برای رسیدن به جلسه 30 دقیقه وقت دارید؟ شماره تلفن مشتری را بگیرید و در راه با او صحبت کنید.
• تمام وظایفی را که دیگران می‌توانند انجام دهند واگذار کنید. به یاد داشته باشید، لازم نیست خودتان همه کارها را انجام دهید.

این تکنیک‌ مدیریت پروژه به طرز شگفت انگیزی در به پایان رساندن پروژه‌های بزرگ به شما کمک می‌کنند.

دلایل مختلفی برای موثر بودن این تکنیک‌ مدیریت پروژه وجود دارد :

• تقسیم پروژه به کارهای کوچکتر و نوشتن آن‌ها روی کاغذ (یا رایانه) به شما دیدی خوبی از همه مواردی که باید به اتمام برسند، ارائه می‌دهد. بعد از پاک کردن تمام افکار غیرضروری که ذهنتان را اشغال کرده بودند، ذهن شما آزاد می‌شود که به موارد دیگری فکر کنید.
• فکر کردن در مورد همه کارها و قرار دادن آن‌ها روی کاغذ فرصتی برای محول کردن کارهابه شما می‌دهد. اگر به وظایف خود فکر نکنید، نمی‌توانید بگویید شخص دیگری می‌تواند به شما در انجام آن‌ها کمک کند، یا خیر.
• این امکان را به شما می‌دهد تا از زمان خود به طور مؤثری استفاده کنید. چرا که حتی زمان 15 دقیقه‌ای را که ممکن است بین کارها داشته باشید هدر نمی‌دهید. می‌توانید لیست را مرور کرده و دریابید که در این 15 دقیقه چه تماس تلفنی می‌توانید برقرار ‌کنید.
• چک کردن وظایف لیست، حس موفقیت به شما می‌دهد و کمک می‌کند تا پیشرفت خود را ادامه دهید. می‌دانید که ندیدن پیشرفت در یک پروژه بزرگ، می‌تواند چقدر ناامید کننده باشد.