پروژه شما به منشور مدیریت پروژه نیاز دارد.
هر پروژه باید منشور مدیریت پروژه داشته باشد که ماهیت، محدوده کار و انتظارات مدیریت را برای نتایج بیان کند.
منشور مدیریت پروژه یک سند مکتوب است که شامل همه یا برخی از موارد زیر است :
- نام حامی (اسپانسر) پروژه
- مزایای پروژه برای سازمان
- شرح مختصری از اهداف
- چهارچوب زمانی مورد انتظار
- بودجه و منابع در دسترس
- اختیارات مدیر پروژه
- امضای اسپانسر
ایجاد منشور مدیریت پروژه مدیران ارشد را وادار می‌کند تا اهداف پروژه را به طور واضح بیان کنند.
اهداف در منشور مدیریت پروژه
به عنوان مثال عبارت زیر را ببینید :
وب سایتی ایجاد کنید که بتواند اطلاعات سریع و دقیق از محصول فراهم کند و آن‌ها را با روشی مقرون به صرفه به مشتریان ارائه دهد.
- این دقیقاً چه معنی دارد ؟
- سریع چیست ؟
- دقت چگونه باید تعریف شود ؟
- آیا یک خطا در 1000 قابل قبول است ؟
- یکی از 10000 چطور ؟
- تا چه اندازه سایت باید مقرون به صرفه باشد ؟
هریک از این سؤالات باید با مشورت با اسپانسر پروژه و ذینفعان اصلی پاسخ داده شوند.
یک منشور مدیریت پروژه مناسب، اهداف را مشخص می‌کند، اما وسیله و راه رسیدن به هدف باید به مدیر پروژه و اعضای تیم واگذار شود. این‌كه به تیم بگوییم چه كاری باید انجام دهند و چگونگی انجام آن را هم بگوییم، می‌تواند مزایای استخدام یك گروه شایسته و با مهارت را از بین ببرد.
همانطور که ریچارد هاکمن در رهبری تیم‌ها می‌نویسد :
«وقتی اهداف مشخص می‌شوند اما راه رسیدن به آن‌ها نه، اعضای تیم قادر هستند یا به نوعی ترغیب می‌شوند تا از دانش، مهارت و تجربه خود در طراحی و اجرای روش عملی که به خوبی با هدف و شرایط تیم هماهنگ باشد، استفاده کنند.
چهارچوب زمانی در منشور مدیریت پروژه
علاوه بر تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری باید برای دستیابی به آن‌ها یک بازه زمانی تعیین کنید. پروژه نمی‌تواند با پایان باز باشد. ولی در بعضی موارد، مهلت ثابت است و محدوده می‌تواند تغییر کند.
فرض کنید یک شرکت نرم‌افزاری قول داده که هر سه ماه یک نسخه جدید ارائه کند :
تیم پروژه باید متناسب با محدوده پروژه نسخه‌های جدید خود را تنظیم کند، مثلا به ویژگی‌های محصول اضافه یا کم کند تا بتواند به ددلاین‌ها برسد.
در مقابل، اگر محدوده پروژه ثابت باشد :
در صورتی می‌توان یک ددلاین منطقی تعیین کرد که مدیر پروژه و تیم اهداف را به مجموعه‌ای از وظایف تقسیم کنند و یک ددلاین منطقی برای هر وظیفه برآورد کنند.
با این وجود، منشور مدیریت پروژه باید :
شامل یک ددلاین معقول باشد. ددلاینی که بتواند هزمان با این‌که تیم پروژه درمورد آنچه باید انجام شود اطلاعات بیشتری را به دست می‌آورد، اصلاح شود.
محدوده در منشور مدیریت پروژه
ذینفعان اصلی و مشارکت‌کنندگان در پروژه می‌توانند در جلسه‌ای آنچه که باید در محدوده پروژه باشد و آنچه نباشد را تعریف کنند :
انتظارات اسپانسر را (اهدافی که باید به آن‌ها رسید) به عنوان بخش اول منشور مدیریت پروژه و طرح و برنامه پروژه را (راهکارهای رسیدن به اهداف) به عنوان بخش دوم در نظر بگیرید.
معمولا مدیر پروژه طرح و برنامه را ایجاد می‌کند، اما مهم است که تأییدیه اسپانسر را برای آن به دست آورد، تا از مشکلاتی که خانم رضایی در مثال بالا با آقای رفیعی داشت، جلوگیری کند.
دیدگاهتان را بنویسید